Prosjektledelse

Slik blir du god på tidsstyring - Inspirasjon i ferien: del 1

Benytt ferien og roligere dager til å tenke gjennom hva du ønsker å forbedre, og sett deg nye mål for høsten. I dag deler jeg noen tips til hvordan du kan styre tiden din smartere. 


Lær av erfaringer
Evaluer hvordan våren har gått. La du en plan for månedene, ukene og dagene? La du inn tid i kalenderen til egne aktiviteter og oppgaver, eller ble kalenderen bare brukt som en oversikt som viste hvor kroppen var for eksempel i møte, på kurs eller på reise? Se etter forbedringsområder og legg en plan for neste halvår. Er du god i prosjektledelse kan du dra fordel av dette over til egen arbeidshverdag og bli mer effektiv generelt sett.

Ha fokus på interessenter

Vær oppmerksom på tidstyver. Det kan være e-post som håndteres fortløpende etter hvert som de dukker opp i innboksen. Kolleger som stikker bortom for en «rask prat», og telefonsamtaler kan dra deg ut av fokus. Alle disse henvendelsene kommer fra interessenter som du bør styre – og ikke omvendt. Få en oversikt over hvordan dette preger dagene og planlegg dagene deretter.

"Plans are nothing, planning is everything"

Som et minimum, planlegg neste uke senest fredag uken før. Få oversikt over møter, aktiviteter, oppgaver og prioriter tiden du har tilgjengelig. Lås tid til egne aktiviteter i kalenderen slik at du har fokus på dette også, og ikke bare hva andre vil bruke din tid til. Har du først lagt en plan for uken er det lettere å styre etter planen og etterpå evaluere hvordan uken gikk sammenlignet med planen.

Planlegg dagene slik at du håndterer e-post i bolker og ikke fortløpende. Styr telefonen hvis du er opptatt ved å la den som ringer legge igjen melding – og ring tilbake når det passer deg. Gjør som Brian Tracy foreslår: «Eat that Frog». Hvis man gjør den største/tyngste/vanskeligste «grue-seg-til-oppgaven» først på dagen (som å spise frosken), i stedet for å utsette den, vil resten av oppgavene gå lettere. Sørg også for at de oppgavene du gjør har relevans for mål og planer slik at du gjør «de riktige ting riktig» og ikke bare gjør «ting riktig». Det er forskjell på effektivitet og produktivitet.

 

Plalegg overgangen fra ferien til jobb- som du ville ha planlagt overgang fra prosjekt til drift

Ha fokus på ferien mens ferien pågår, men ha en tanke på at den en dag tar slutt for denne gang og planlegg denne overgangen. Sett av en dag eller flere etter ferien til å gå gjennom e-post som har kommet i ferien. Sett av tid til å planlegge neste måned og neste uke. I denne planleggingstiden bør du også ha fokus på å evaluere hvordan forrige periode (måned eller uke) gikk og lære fra erfaringen slik at du tenker kontinuerlig forbedring i retning av dine mål.

Tilpasning

Et søk etter «personlig effektivitet» på Google gir i skrivende stund 486.000 treff. På engelsk gir et søk på «personal efficiency» 6.900.000 treff. Noen av treffene som kommer høyt opp er metoder som GTD (Getting Things Done) og PEP (Personal Efficiency Program). Begge, og mange andre metoder, fungerer bra som et utgangspunkt men til syvende sist er det opp til deg selv å ta en vurdering på om du kan bli bedre på dette området, velge en vei å gå og tilpasse denne til egen hverdag.

Ikke glem å nyte sommeren og ferien men du reflekterer og planlegger!

Les også: Hva gjør en god prosjektleder? 6 typiske kjennetegn

Lyst til å bli god på planlegging i prosjekter?
Delta på  1-dagskurset "Planleggig og oppfølging", 7. november,  i Prosjektuka 2017